Payrolling: ook voordelig voor medewerkers?
Dat payrolling voordelen biedt voor bedrijven is welbekend - het uitbesteden van medewerkers zorgt ervoor dat een werkgever niet meer gebonden is aan dure arbeidscontracten, en bovendien altijd de juiste bezettingsgraad heeft. Het afdragen van pensioenen is bij deze constructie de verantwoordelijkheid van de partij die de payrolling constructie aanbiedt, en ook het voeren van de administratie en het afdragen van sociale verzekeringspremies behoort niet meer tot het takenpakket van de voormalige werkgever.
Deze aspecten van payrolling worden het meest vaak besproken, omdat payrolling over het algemeen gezien wordt als een hulpmiddel voor het bedrijfsleven. Wat payrolling precies betekent voor medewerkers wordt vaak niet vermeld. Vakbonden en critici stellen dat dit komt doordat payrolling voor deze groep juist nadelig uitpakt, en wijzen erop dat medewerkers die via payrolling bij hun voormalige werkgever aan de slag gaan vaak minder zekerheden krijgen en dus slechter af zijn dan in de oude situatie. Is dit uitgangspunt correct? Of zijn er toch ook voor medewerkers voordelen aan payrolling verbonden?
Stabiliteit dankzij payrolling
Iedere werkgever is wettelijk verplicht om voorzieningen te treffen voor zijn personeel, zoals de opbouw van pensioenen en het opvangen van arbeidsongeschiktheid of ziekte. De wet biedt echter alleen minimale richtlijnen, en niet iedere werkgever is bereid om zekerheden verder te laten strekken dan de wet voorschrijft. Zo kan het dus voorkomen dat medewerkers bij payrolling betere voorzieningen aangeboden krijgen dan bij hun vaste contract het geval was.
Ook het beeld van payrolling als stok achter de deur werkt beide kanten op: de payrolling constructie maakt het op papier makkelijker voor een werkgever om te schrappen in het personeelsbestand. In de praktijk is een stabiele populatie van gekwalificeerd personeel echter een noemenswaardige factor. Bedrijven die normaliter geen contracten voor onbepaalde tijd kunnen aanbieden krijgen via payrolling de mogelijkheid om talent langer aan zich te binden. Hierdoor kan payrolling voor medewerkers juist een verbetering opleveren in hun werkzame bestaan.
Een duidelijk oordeel over payrolling
Door alle berichtgeving omtrent payrolling is het lastig om een objectieve beschouwing van deze dienst te maken. Het onderschrijven van negatieve berichtgeving creëert een vertekend beeld van de werkelijkheid, terwijl wijzen op de positieve aspecten van payrolling al snel op reclame begint te lijken. Een gulden middenweg lijkt niet te bestaan.
Deze situatie is voornamelijk te wijten aan het feit dat payrolling een betrekkelijk nieuwe dienst is, waar zowel de wetgever als de werkgever nog aan moeten wennen. De verdeelde publieke opinie over payrolling komt voort uit het feit dat alleen zij die via hun werk met payrolling te maken krijgen zich een beeld kunnen vormen van wat de dienst precies betekent. De voordelen van payrolling worden dus alleen zichtbaar in individuele situatie, maar de negatieve berichtgeving omtrent het fenomeen bereikten veel grotere groep.
Zoals altijd is het beste devies in deze situatie goede voorlichting. Te veel negativiteit omtrent payrolling kan ertoe leiden dat medewerkers zich nodeloos zorgen maken over hun situatie, en deze zorgen kunnen zeer schadelijk zijn voor een onderneming. Dit kan alleen voorkomen worden door duidelijk te zijn over de voordelen en nadelen van payrolling.
Payrolling en recht
Op de Nederlandse arbeidsmarkt is payrolling betrekkelijk nieuw. Werd de dienst tot een paar jaar geleden door nog maar weinig bedrijven gebruikt, tegenwoordig is payrolling in veel branches al bijna niet meer weg te denken. De sector vertoont dan ook een sterke groei - ongeveer 10% per jaar - en heeft daardoor steeds meer invloed op de arbeidsmarkt.
De snelle opmars van payrolling kan juist door deze toegenomen invloed leiden tot verwarring over de juridische gevolgen van de constructie. Bij payrolling zijn drie partijen betrokken: de medewerker, de organisatie van zijn of haar diensten gebruik maakt en het payrolling bureau dat de juridische werkgever is van de medewerker in kwestie. Anders dan bij uitzendwerk wordt bij payrolling de werving en selectie uitgevoerd door de inlener, terwijl het formele werkgeversschap door het ingeschakelde payrolling bureau wordt overgenomen. Deze stelt de medewerker vervolgens exclusief ter beschikking aan de inlener.
Door deze exclusiviteit en de beperkte rol van het payrolling bureau bij de totstandkoming van het dienstverband van de medewerker wordt nu door sommigen beweerd dat het feitelijke werkgeversschap bij de inlener ligt. Maar is dit wel zo?
Waarom is de arbeidsovereenkomst bij payrolling belangrijk?
De vraag of er bij payrolling sprake is van een wettelijke arbeidsovereenkomst tussen de inlener en de medewerker is belangrijk voor alle betrokken partijen. Wanneer een medewerker immers kan aantonen dat er ondanks de payrolling constructie een natuurlijke arbeidsovereenkomst tot stand is gekomen met de inlener is de juridische meerwaarde van de dienst beperkt. De medewerkers zou dan een plotselinge vermindering van zijn of haar inkomsten kunnen aanvechten of een beëindiging van het dienstverband door de rechter kunnen laten terugdraaien. De voordelen van payrolling voor werkgevers zouden zo fors beperkt worden.
Deze voordelen blijven echter wel bestaan als payrolling bureaus een juridische buffer vormen tussen werknemers en werkgevers. De inlener kan dan via payrolling voorkomen dat zij na een bepaalde periode automatisch een langdurig arbeidscontract aangaan met de medewerker. Belangrijk is hierbij wel dat het payrolling bureau op verantwoordelijke wijze omgaat met haar positie in de samenleving.
De huidige stand van zaken rond payrolling
In 2010 heeft het gerechtshof van Leeuwarden in het kader van een zakelijk geschil geoordeeld dat er bij payrolling geen sprake is van een directe arbeidsrelatie tussen een medewerker en de organisatie van de dienst gebruik maakt. Het Hof kwam tot deze uitspraak door te kijken naar de intentie van oorspronkelijke overeenkomst, en trok daaruit de conclusie dat het voor alle partijen bij aanvang van het dienstverband duidelijk was dat de medewerker uitsluitend een contract had met het payrolling bureau.
Deze uitspraak is niet sluitend voor de gehele branche, maar is wel een belangrijke ontwikkeling voor de juridische positie van payrolling op de arbeidsmarkt. De toegevoegde waarde van payrolling wordt hiermee namelijk in de basis vastgelegd, wat meer duidelijkheid creëert voor zowel de werkgever als de werknemer.
Payrolling: een analyse van kosten en baten
Het uitbesteden van de payroll administratie aan derden – payrolling – is een veelgebruikte methode om indirecte arbeidskosten en overhead terug te dringen. Payrolling wordt vaak als besparingstactiek aangeraden door bedrijfskundigen, en door de toenemende aandacht voor ‘lean’ bedrijfsprocessen raken steeds meer ondernemingen geïnteresseerd in payrolling als middel om kosten te verlagen en de bedrijfsvoering te vereenvoudigen.
Naarmate de belangstelling voor payrolling groeit zullen meer organisaties overwegen deze methode te gebruiken, juist omdat online en offline marketing voor payrolling diensten een zeer positief beeld schetst. Payrolling bureaus wijzen natuurlijk graag op de voordelen van payrolling zoals lagere operationele kosten en grotere wendbaarheid van de organisatie. En ook bedrijven die succesvol gebruik gemaakt hebben van payrolling spreken lovend over het fenomeen. Maar is payrolling nu een waardevolle trend met blijvend nut voor professionele organisaties, of is payrolling een tijdelijke hype? En wegen de voordelen van payrolling op tegen de nadelen?
De nadelen van payrolling en het beheersen van risico’s
Wanneer kritische bedrijfsprocessen uitbesteed worden aan derden, zoals bij payrolling gebeurt, kan dit natuurlijk een netto positief effect hebben op het functioneren van de onderneming. Maar aan het uitbesteden van payrolling zijn ook risico’s en nadelen verbonden. Het is dus onverantwoord om een al te positief beeld van payrolling te schetsen, vooral omdat dit onvoldoende houvast biedt om eventuele problemen tegemoet te kunnen treden.
De grootste risico’s die uit payrolling door derden kunnen voortkomen hebben betrekking op de beheersbaarheid van de eigen arbeidsprocessen. Wanneer de geleverde payrolling dienst onvoldoende aansluit bij de verwachtingen van de onderneming kan het afstemmen van strategie en financiën gevaar lopen. Dit kan voorkomen worden door de prestaties van het beoogde payrolling bureau te bestuderen en duidelijke afspraken te maken over de wijze waarop de payrolling dienst vormgegeven zal worden.
Van groot belang is ook de ICT-infrastructuur van het payrolling bureau, en de garanties die zij afgeven ten aanzien van bereikbaarheid en veiligheid. Een breuk in de vertrouwelijkheid van persoons- of betalingsgegevens kan een onderneming enorme schade berokkenen en zelfs leiden tot claims. Ook dit risico van payrolling kan contractueel worden geadresseerd en opgevangen, maar zelfs dan kunnen onvoorziene calamiteiten zoals plotselingen onbereikbaarheid van de database leiden tot een probleem op gebied van payrolling.
De concrete verdiensten van payrolling
Om te voorkomen dat de realiteit van payrolling wordt ondergesneeuwd door het ideaalbeeld waarmee payrolling bureaus adverteren is een zakelijke opsomming van de voordelen ervan noodzakelijk.
Het meest duidelijke voordeel van payrolling is kostenbesparing; door de salarisadministratie aan een payrolling bureau uit te besteden kan de onderneming met minder administratieve medewerkers volstaan en hoeft er niet op grote schaal geïnvesteerd te worden in payrolling software. Daarnaast zorgt payrolling voor een hogere flexibiliteit van de organisatie en kunnen kosten beter gecalculeerd worden. Geconcludeerd kan worden dat payrolling zeker voordelen biedt, maar beslist geen wondermiddel is waarmee ieder zakelijk probleem opgelost kan worden.
